Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer klassischen PDF-Rechnung oder Papierrechnung ermöglicht die E-Rechnung eine automatisierte Verarbeitung.
- Enthält alle Pflichtangaben einer Rechnung (wie Rechnungsnummer, Datum, Steuern).
- Liegt in einem maschinenlesbaren Format vor (z. B. XML).
- Erfüllt gesetzliche Anforderungen nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Gesetzliche Anforderungen zur E-Rechnung
Seit dem 27. November 2020 sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in einem elektronischen Format zu übermitteln.
- Rechnungen an öffentliche Stellen (Bund, Länder, Kommunen) müssen als XRechnung oder ZUGFeRD versendet werden.
- Rechnungen in anderen Formaten (z. B. PDF) werden nicht mehr akzeptiert.
- Plattformen wie das ZRE oder OZG-RE dienen als Portale für die Annahme von E-Rechnungen.
Die Vorteile der E-Rechnung
Durch die Einführung der E-Rechnung profitieren Unternehmen von zahlreichen Vorteilen:
- **Kostenersparnis:** Weniger Papier, Porto und Druckkosten.
- **Zeitersparnis:** Automatisierte Erstellung, Verarbeitung und Versand von Rechnungen.
- **Fehlerreduzierung:** Weniger manuelle Eingaben, daher weniger Fehler.
- **Schnellere Zahlungseingänge:** Rechnungen werden schneller bearbeitet und beglichen.
- **Rechtssicherheit:** Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und Standards.
- **Umweltfreundlich:** Papierlose Prozesse sparen Ressourcen.
Formate der E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung
XRechnung: Ein strukturiertes XML-Format, das den gesetzlichen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entspricht. Es ist Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und maschinenlesbar.
ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das eine PDF/A-3-Datei und eine eingebettete XML-Datei kombiniert. Es ist besonders geeignet für Unternehmen, die sowohl menschenlesbare als auch maschinenlesbare Rechnungen benötigen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umstellung auf E-Rechnung
Die Umstellung auf E-Rechnung erfordert einige Schritte, die Sie beachten sollten:
- **Analyse der bestehenden Prozesse:** Prüfen Sie, wie Rechnungen derzeit erstellt, versendet und empfangen werden.
- **Auswahl des passenden Formats:** XRechnung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, ZUGFeRD für B2B-Kunden.
- **Software anpassen oder auswählen:** Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software E-Rechnungen unterstützt oder ob spezielle Tools benötigt werden.
- **Erstellung und Validierung der E-Rechnung:** Validieren Sie Ihre E-Rechnungen mit entsprechenden Tools wie dem CEN-Validator.
- **Versand der E-Rechnung:** Laden Sie Rechnungen auf entsprechende Plattformen hoch oder versenden Sie diese über das Peppol-Netzwerk.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
- Für wen ist die E-Rechnung Pflicht?
- Für alle Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ausstellen.
- Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
- Sie spart Kosten, Zeit, reduziert Fehler und sorgt für rechtliche Konformität.
- Welche Formate gibt es?
- Die gängigsten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
- Kann meine Buchhaltungssoftware E-Rechnungen erstellen?
- Die meisten modernen Systeme unterstützen E-Rechnungsformate. Alternativ sind spezialisierte Tools verfügbar.
Ihr Partner für die E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung mag zunächst herausfordernd erscheinen, aber mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite wird der Umstellungsprozess einfach und effizient. Wir bieten:
- **Beratung:** Analyse Ihrer Prozesse und Anforderungen.
- **Technische Umsetzung:** Integration von E-Rechnungssystemen (XRechnung, ZUGFeRD).
- **Schulung:** Schulung Ihrer Mitarbeiter zur Erstellung und Nutzung von E-Rechnungen.
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